by김관용 기자
2015.07.29 14:31:54
국내 사업장 8000여 직원 대상 900만건 문서 효율적으로 관리하고 재활용
[이데일리 김관용 기자] 두산중공업(034020)이 한국EMC의 ‘EMC 다큐멘텀’ 제품과 ‘EMC 글로벌 서비스’를 통해 전사 문서중앙화(EIM) 프로젝트를 완료했다.
발전 설비와 수자원 플랜트 기업인 두산중공업은 2013년 문서중앙화 시범 작업을 시작한 이래 최근 국내 사업장 400여개 부서의 8000여 직원을 대상으로 하는 전사 확산 작업을 마무리했다.
이번에 구축한 EIM(Enterprise Information Management)은 과거의 ECM(Enterprise Contents Management) 보다 더 발전한 개념이다. 업무 진행과정에서의 부서간 협업과 정보자산의 재활용에 주안점을 두고 시스템과 관리 운영체계를 함께 구축해 지속적인 업무 혁신을 꾀하는 솔루션이다.
두산중공업은 사업 특성상 각 프로젝트마다 막대한 양의 설계자료와 문서를 생산하고 있는데 이 같은 자료를 향후 프로젝트에서 재활용해 단위 업무의 연속성을 확보하고 효율적으로 정보 자산을 관리하는 것이 중요한 과제였다. 또한 두산중공업은 창원 본사를 비롯해 국내에만 4개 사업장이 존재하며 원자력과 화력 등의 발전 설비, 산업소재인 주단조, 해수 담수화 플랜트 등 수많은 사업 부문을 보유하고 있어 부서 간 효율적인 문서 공유가 생산성에 큰 영향을 미치는 요소였다.
이에 따라 이번 프로젝트는 협업, 정보관리, 보안 등 세가지 분야에 중점을 두고 추진됐다. 전사 확산이 마무리된 현재 EMC 다큐멘텀 기반의 EIM에 등록된 문건은 약 900만 건으로 월 평균 80여만 건이 부서 간에 공유되고 생산 문서 중 상당수가 재활용되고 있다. 사내에서는 사용자에게 친숙한 PC 탐색기나 웹 탐색기로 문서를 관리하는 한편 사외에서는 VDI(데스크톱 가상화)와 연계해 언제 어디서건 동일한 환경에서 업무를 수행할 수 있게 됐다.
정보 자산과 관련된 업무 방식도 바뀌고 있다. 파일을 개별 PC에 저장하거나 하드카피 문서를 캐비닛에 넣어 두던 관행이 사라졌음은 물론 EIM를 통해 프로젝트 수행조직 및 부서별 문서가 자유롭게 공유되고 문서의 재활용이 활성화됐다.
조직변경 시에도 자료의 유실이나 업무 공백을 걱정할 필요가 없어졌다. 수동적으로 열람만 하던 정보들을 적극적으로 관리하고 자신이 상급자일 경우에는 문서 작성 과정에서부터 팀원들을 적극적으로 코칭하는 문화도 생겨 났다. 과거에는 바이러스 및 악성코드 감염이나 출장 시 PC 분실로 인해 회사의 주요자료가 유출 또는 유실의 위험이 상존했지만 지금은 생산부터 폐기까지 모든 프로세스가 관리되고 정보자산을 완벽하게 모니터링 할 수 있는 체계가 만들어 진 것이다.
김경진 한국EMC 대표는 “두산중공업의 성공적인 EIM 구축은 토털 솔루션 업체로서 한국EMC의 면목을 보여주는 사례”라면서 “이번 프로젝트는 사용 편의성을 위한 다양한 기능과 VDI와의 연동 등 새로운 시도가 많이 이뤄져 업계 선도 사례로 자리매김할 것”이라고 말했다.