월급 줄 때 임금명세서도 반드시 같이…과태료 500만원 피하려면?

[이데일리 최정훈 기자] 앞으로 사용자가 근로자에게 임금을 줄 때, 임금의 구성항목 및 계산방법, 공제내역 등을 적은 임금명세서를 함께 줘야 한다. 주지 않으면 최대 500만원의 과태료가 부과될 수 있다.

자료=고용노동부 제공

20일 고용노동부에 따르면 지난 19일부터 이 같은 내용의 근로기준법 시행령 개정안이 시행됐다. 이번 개정안은 지난 5월 18일 개정된 근로기준법의 세부 내용을 담고 있다. 개정법은 사용자의 임금명세서 교부를 의무화하는 내용이 담겼다.

임금명세서는 서면 또는 전자문서 및 전자거래 기본법에 따른 전자문서로 교부해야 한다. 이메일이나 휴대전화 문자메시지, 모바일 메신저 등을 통해 임금명세서를 작성·전송하는 것도 가능하다. 사내 전산망 등에 근로자가 개별적으로 접근해 열람하고 출력할 수 있도록 올리는 것도 가능하다.

개정법의 주요 내용으로 사용자는 근로자에게 ‘임금을 지급할 때’ 임금명세서를 줘야 하고, 오는 19일 이후 임금지급분부터 적용된다. 임금명세서 교부 의무를 위반한 사용자에게는 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과된다.

다음은 임금명세서 작성과 교부 의무에 관한 일문일답 총정리다.

별도 수당.공제내역 없는 시급.일급제인 경우 작성사례(자료=고용노동부)

◇임금명세서 작성할 때

△임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나

-임금명세서에 ‘성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보’를 기재하도록 규정되어 있다. ‘성명’만으로 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복해 기재할 필요는 없다.

△모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나

-고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 된다. 시급·일급제이거나 연장근로수당과 같이 ‘근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한해 계산방법을 작성하면 된다. 다만, 이 경우 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장·야간·휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 한다.

△가족수당의 경우 계산방법을 작성해야 하나

-가족수당이 배우자 유무, 자녀 수 등에 따라 금액이 달리 지급된다면, 계산방법을 기재하는 것이 바람직하다. 다만, 취업규칙이나 근로계약서에 가족수당에 대한 지급요건이 명확하게 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방하다.

△4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나

-공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 된다. 근로기준법 제43조제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 ‘공제항목별 금액과 총액 등 내역’만 작성하면 된다.

△사내 동호회비를 임금에서 공제하는데, 가입 동호회가 여러 개인 경우 ‘동호회비’로 한번에 묶어 기재해도 되나

-임금의 일부를 공제한 경우에는 근로자가 그 공제내역을 알 수 있도록 임금명세서에 공제된 항목별로 각각 기재해야 한다.

△취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나

-임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에, 임금의 세부 내역 등 임금에 관한 정보를 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있다. 따라서 취업규칙에 임금의 결정·계산·지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구성항목별 계산방법을 작성하는 것이 바람직하다. 다만, 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금항목에 대한 지급 요건이 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방하다.

△취업규칙에 규정되어 있는 공통적인 계산방법을 임금명세서에 그대로 기재해도 되나. 반드시 당월 근로시간 수 등 구체적인 수치를 적어야 하나

-근로자가 추가적인 정보 확인 없이 계산방법을 보고 해당금액이 어떻게 산출된 것인지 바로 알 수 있도록, 구체적인 수치를 포함해 산출식을 작성하는 것이 바람직하다. 만약, 취업규칙이나 근로계약서 등에 기본적인 계산방법이 있는 경우, 임금명세서 일괄 작성 등 편의를 위해 이를 임금명세서의 계산방법란에 공통적으로 기재하는 것도 가능하다. 다만, 이때에도 계산에 필요한 정보를 별도로 기재해야 한다.

수당.공제내역 있는 시급.일급제인 경우 작성사례(자료=고용노동부)

△고정 연장근로수당이 있을 경우 실제 연장근로를 하지 않았더라도 계산방법에 연장근로시간수를 기재해야 하나

-지급된 임금 금액을 기준으로 계산방법을 작성하면 된다. 고정 연장근로수당 외에 추가적인 연장근로에 따른 임금이 지급 되는 경우에는 해당 시간을 포함하여 계산방법을 적어야 하지만, 추가적인 연장근로가 없는 경우에는 근로계약서나 취업규칙에 고정연장근로수당에 대한 시간이 규정되어 있다면 해당 시간을 기재하지 않을 수 있다.

△월급제로 고정된 기본급을 받고 있으나, 해당 월에 정직, 감봉, 결근, 휴업 등으로 기본급 금액이 변동된 경우에도 별도 계산 방법을 기재해야 하는지

-일반적으로 고정된 기본급을 받고 있는 월급제의 경우 별도로 계산방법을 적지 않아도 된다. 그러나, 정직, 감봉, 결근, 휴업 등으로 해당월의 기본급 금액이 달라지게 된 경우에는, ‘출근일수·시간 등에 따라 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 해당되므로 계산방법을 기재해야 한다.

△해당 월에 연장 근로를 했지만, 연장근로수당 대신 보상휴가로 대체한 경우 연장근로수당을 별도로 명시하지 않아도 되는지

-연장근로수당 대신 보상휴가를 부여한 경우에는 ‘연장근로수당’이 발생하지 않았으므로 별도의 계산방법을 기재하지 않아도 된다.

△해당 월에 연장근로를 하지 않았으나, 보상휴가 미사용 수당이 지급된 경우 계산방법에 연장근로시간수를 기재해야 하는지

-보상휴가를 사용하지 않아 수당으로 지급된 경우, 임금의 구성항목에 보상휴가 미사용 수당(명칭 무관) 항목 및 금액을 기재하고, 해당 금액에 따른 연장근로시간 수를 포함하여 계산방법을 적어 줘야 한다.

△대학 강사의 경우 한 학기 총 근로시간 수에 따른 임금 총액을 정한 후 해당 개월 수(4개월)로 나누어 매월 임금을 강사료 항목으로 지급한다. 이와 같이 해당 월의 실제 근로시간 수와 임금 산출시의 근로시간이 달라지는 경우 계산방법을 어떻게 작성해야 하나

-실제 지급되는 강사료 금액에 해당하는 계산방법을 기재하되, 강사료 산출의 기준이 되는 근로시간 수와 해당월의 실제 근로 시간 수가 다르므로 필요한 경우 병기하는 것이 바람직하다.

△건설현장의 경우 공수에 따라 임금을 지급하는 경우가 많은데, 이 경우 임금 계산방법을 어떻게 기재하나

-건설현장에서는 일반적으로 근로계약을 체결할 때 8시간을 1공수로 보고 임금을 계산하여 지급하는 경우가 많고, 건설공사의 경우 근로시간은 날씨 등에 영향을 많이 받으므로 계산의 편의 등을 위해 당사자간 합의로 공수를 정하여 임금을 지급하는 것도 허용된다. 따라서, 이 경우에는 연장근로를 하더라도 임금명세서에 연장근로 시간 대신 공수를 기재하는 것도 가능하다.

각종 수당과 공제가 있는 월급제인 경우 작성사례(자료=고용노동부 제공)

◇임금명세서 교부할 때

△카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나

-카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능하다. 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램 등을 활용해 작성한 후, 이메일, 카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있다.

△회사 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, PC에 접속하기 어려운 현장직 근로자의 경우에도 임금명세서를 교부하였다고 볼 수 있나

-근로자가 사내 전산망을 자유롭게 활용할 수 없는 경우에는, 사용자는 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부해야 할 것.

△이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가. 발송만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 수신을 확인해야 하는 것인지.

-사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송된 때’를 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있을 것. 다만, 메일이 반송처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요하다.

△사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 일부 기재항목에 대해 임금명세서에 기재하지 않고 해당 인트라넷 시스템에서 개별적으로 확인할 수 있는 경우 임금명세서 기재 사항을 전부 기재하였다고 할 수 있는지

-임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에, 임금의 세부 내역 등을 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있다. 따라서 근로자가 임금명세서를 통해 자신의 임금에 관한 정보를

바로 알 수 있도록 법령상 필수 기재사항을 포함하여 임금명세서를 작성하는 것이 바람직할 것.

문자·카카오톡 등을 통해 교부하는 경우(자료=고용노동부 제공)

△전체 근로자에 대해 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 일부 근로자가 서면으로 받길 원하는 경우는

-임금명세서 교부 방식에 근로자의 동의가 필요한 것은 아니다. 다만, 사용자가 지정한 방식에 따랐을 때 근로자가 임금명세서를 확인하기 현저히 곤란한 상황 등의 경우에는, 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부하는 것이 바람직할 것.

△서면 임금명세서 교부시 수령대장을 별도로 만들어야 하나

-수령대장을 작성할 필요는 없습니다. 다만, 수령 여부를 분명히 할 필요가 있는 경우에는 수령 대장 등을 활용하는 것도 가능하다.

△건설현장에서 일용 근로자에게 임금명세서를 서면으로 받아가라고 공지했지만, 근로자가 수령하지 않는 경우 법 위반인지

-서면으로 임금명세서를 교부할 때에는 근로자에게 개별적으로 직접 전달하는 것이 바람직하다. 다만, 다수의 근로자가 근로장소 및 근로시간 등이 달라 직접 교부하기 어려운 경우에는 가급적 근로자 편의를 고려하여 적절한 방식(문자메시지, 메신저 등)으로 교부하면 될 것.

△임금명세서를 반드시 정기지급일 당일 교부해야 하는지, 그렇지 않다면 임금지급일로부터 몇일까지 교부한 것으로 보는지

-사용자는 ‘근로자에게 임금을 지급하는 때’에 임금명세서를 교부해야 합니다. 만약, 부득이한 사유로 임금 지급일에 임금명세서를 교부하지 못한다 할지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어져야 할 것.

문자·카카오톡 등을 통해 교부할 때 시급제면서 수당 및 공제내역 있을 경우(자료=고용노동부)

◇위반 적용과 지급 시기 등

△임금명세서 교부 의무 위반에 따른 과태료 부과는 근로자 1인당 부과되는 것인지, 다수 근로자의 임금명세서를 교부하지 않더라도 사업장별로 1회 위반으로 부과되는 것인지

-근로기준법 제48조제2항에 따라 사용자는 개별 근로자에게 임금명세서 지급 의무가 있으므로, 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 과태료가 부과된다.

△퇴직금을 지급할때도 임금명세서를 지급해야 하나

-퇴직금은 근로기준법 상 임금에 해당하지 않으므로 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않는다. 다만, 퇴직금을 지급할 때도 근로자가 그 산정내역을 알 수 있도록 관련 명세서를 교부하는 것이 바람직할 것.

△임금명세서를 암호화된 문서로 교부해야 하는지

-임금명세서를 반드시 암호화하여 교부할 것을 법령에 규정하고 있지는 않다. 다만, 임금은 근로자의 중요 근로조건 중 하나이므로, 임금명세서 교부 시 임금과 관련된 정보가 제3자에게 누출되지 않도록 보안에 유의하여야 할 것.

△매월 15일에 임금을 지급하는 사업장의 경우 언제부터 임금명세서를 교부하면 되나

임금이 정기적으로 지급되는 경우라면, 개정 근로기준법 시행일 이후 임금지급일부터 임금명세서를 교부해야 한다. 매월 15일이 정기지급일인 경우 11월 15일 지급되는 임금은 시행일 이전이므로 임금명세서 교부 의무가 없지만, 12월 15일 지급일부터 임금명세서 교부 의무가 있다.

△임금지급일 이전 퇴사한 근로자에 대해서도 임금명세서를 교부해야 하나

-정기지급일 이전에 퇴직한 근로자에 대해서도 그 지급 내역을 명확히 할 필요가 있으므로 근로기준법 제36조에 따라 임금, 보상금, 그밖의 모든 금품을 청산하는 때에 그 내역을 기재하여 교부하는 것이 바람직할 것.

자료=고용노동부